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L'association a été créée en 1989 à l'occasion de l'acquisition du site par le Conservatoire du littoral. Le Conservatoire et la commune ont confié la gestion du site à l'association.
Depuis ce sont 4 conventions d'objectifs entre l'Association du Domaine du Rayol et le Conservatoire qui ont été mises en oeuvre. La dernière en 2008 fixe les objectifs jusqu'en 2014, elle est renouvelable par tacite reconduction pour 6 ans.
Le Conseil d'Administration est composé de 21 membres parmi lesquels sont élus les membres du Bureau. Il comporte des membres de droit (Région, Département, Commune, Intercommunalité, Parc National de Port-Cros, Amis du Rayol), de membres qualifiés (dans les domaines de l'environnement, du paysage, des espaces naturels, du milieu marin, du patrimoine architectural, des mécènes, etc) et de membres simples.
La dernière assemblée générale du 3 août 2010 a élu le Bureau avec : André DEL MONTE au poste de Président, Olivier GHIBAUDO Vice-président, Bernard TRAMIER Secrétaire, Anne-Marie MANSIAUX Trésorière.
La gestion du site s'effectue au quotidien par une équipe composée de 29 personnes : salariés de l'association + une mise à disposition de l'INRA. L'association est dirigée par Caroline PETIT.
Un Comité Technique, animé par le Conservatoire du littroral et Gilles Clément, a lieu 3 fois par an pour étudier les grands (mais aussi les petits) projets d'aménagements du jardin. C'est un temps privilégié très apprécié entre Gilles Clément et l'équipe technique, et notamment les jardiniers. Par ailleurs, selon les besoins, l'équipe technique fait appel à des expertises extérieures qui viennent ainsi renforcer les connaissances et savoir-faire du personnel. Par ailleurs, le plan de formation est chaque année conséquent. C'est ainsi que se construit et se développe l'expertise technique et pédagogique des salariés pour mieux en faire profiter le public.
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